Organizziamo il tuo matrimonio: tutto quello che devi sapere sul piano B

Martedì 9 febbraio 2021

come organizzare piano b matrimonio

Una cosa positiva che tutti pericoli e restrizioni “Covid” hanno portato nel settore wedding è l'aver declassato il piano B a normale amministrazione.

Chi non baratterebbe con un po' di pioggerella tutte le problematiche relative a distanziamento, mascherine e decreti? Io lo farei anche subito, lo ammetto!

Questo non toglie che al piano B ci devi pensare e devi farlo seriamente, nel senso che prima lo pensi e poi lo fai, perché per quanto la pioggia sia meglio del Covid se piove e non hai un piano B tutti "prendono le loro cose e vanno a casa".

Perdona la brutalità ma è questo quello che accade se la tua location non è attrezzata per un piano B.

Certo che a nessuno piace “ripiegare”, ma penso che sia ancor più sgradevole buttare 40 mila euro alle ortiche perché non si può rimanere a cenare sotto la pioggia.

Il fatto è che non dovete solo cenare, c'è una fase precedente che dura un'ora e mezza (il famoso buffet di benvenuto) che deve essere messo in sicurezza, così come il dopo cena ed eventualmente la cerimonia.

Come si studia un piano B vincente? Fin dalla scelta della location!

Devi scegliere la tua location quando hai già certezza del numero di invitati, in modo da valutare ogni possibile scenario.

Lo spazio interno o anche solo coperto (almeno) deve essere più che sufficiente per i tavoli della cena, i tavoli del buffet, lo spazio necessario agli ospiti per muoversi, prima e dopo il banchetto.

Se questo ultimo spazio viene a mancare, la soluzione è lasciare che anche la fase aperitivo sia ai tavoli, questo significa snellire il servizio per renderlo più breve perché non è una situazione molto rilassante per un ospite.

Se non vuoi che il piano B sia un ripiego, metti in conto di aggiungere una tenso struttura – con relativo budget dedicato messo da parte – per aggiungere spazi là dove non ci sono.

Il tuo catering ti può aiutare a gestire questa eventualità, lo può fare però in base alla location e a numero di ospiti che si trova a gestire, se la situazione è complessa già in partenza farà il meglio possibile ma ti sarà richiesto un certo spirito di adattamento, compresa l'eventualità di dividere gli ospiti in più stanze (molte ville infatti in interno non hanno spazi così grandi per poter far accomodare 100 e più persone contemporaneamente).

matrimonio con la pioggia

Cosa fai se ti innamori di una location che ha una possibilità di piano B ridotta rispetto al numero di invitati che hai in lista?

Sarò molto franca:

opzione 1 – riduci il numero di invitati 

opzione 2 – cambi location

opzione 3 – accetti qualsiasi soluzione il catering decida di attuare quel giorno in caso di maltempo.

Davvero non ci sono possibilità diverse, perché con i metri quadri non si può scendere a compromessi e tentare la fortuna è un rischio che personalmente non correrei.

Come rendere più facile un eventuale piano B?

Del numero di ospiti abbiamo già detto, l'altra accortezza potrebbe essere di avere i tavoli tondi che ti permetterebbero di non variare assegnazione dei posti né tableau e, cosa non da poco, sono più facilmente trasportabili e si può tardare un po' la decisione tra dentro o fuori in caso di incertezza.

Un tavolo imperiale una volta allestito resta lì dov'è, possiamo mettere un telo a parziale protezione della mise en place ma se quando la pioggia termina si è creata una palude attorno al tavolo la cena non può iniziare.

La cosa più importante da sapere sul piano B è che non è un piano che scatta all'ultimo minuto, è il piano alternativo che si attua la mattina stessa dell'evento, quando il catering valuta le previsioni del tempo.

Ai miei matrimoni faccio un controllo incrociato di 5/6 app meteo e cerco di prendere più tempo che posso con il catering prima di far scattare il piano B (come era successo qui), ma ad un certo punto anche un 50% di possibilità ci fa decidere per l'allestimento interno.

Il meteo è pessimista ma tu vuoi tentare la fortuna? Alcuni catering possono assecondarti, in caso di pioggia gli ospiti si rifugeranno sotto al primo portico disponibile e si tenterà di salvare il salvabile servendo a passaggio (il cameriere passa tra gli ospiti con il vassoio) ma questa può essere solo una soluzione temporanea.

Ho scritto questo post dopo che un catering mi ha raccontato di non saper come fare ad accontentare sposi che hanno scelto una location con un piano B impossibile.

Il catering può tutelarsi con tutti i contratti e scarichi di responsabilità possibili, ma non è questo il punto.

I fornitori sono i primi a voler realizzare per te un evento grandioso, ma tu devi mettergli in mano le carte giuste da giocare. Prometti che ci penserai?

All'interno di “Mi sposo! E adesso?”, il mio mini-corso gratuito, trovi anche un capitolo dedicato alla scelta della location. Iscriviti alla newsletter e tutti e cinque i capitoli saranno tuoi. Clicca qui!

come avere un piano b bello come il piano a

 

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Images Credits: Ph. Halo wedding + Nicola Cupaiolo

Sono Valeria Ferrari, wedding planner, e sono qui per organizzare il vostro grande giorno. Leggi di più...

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