I costi di un wedding planner: come valutarli

Martedì 24 marzo 2020

quanto costa un wedding planner

Oggi trovi online questo post perché è l'argomento scelto dai miei amici di Instagram (se non mi segui inizia a farlo, puoi partecipare ai sondaggi e a molto altro!).

Quello che intendo fare con questo post non è darti una serie di listini prezzi (il miei prezzi sono da sempre pubblici, li trovi nella pagina servizi), ma darti gli strumenti per valutare il prezzi di un wedding planner, così come degli altri fornitori che ti aiuteranno ad organizzare il tuo matrimonio, in modo analitico.

La rincorsa ai preventivi, quando si inizia ad organizzare un evento tanto importante, è un momento inevitabile. E' ovvio che tu voglia avere tutte le informazioni possibili e che vorresti tutto pronto per domani. Ti consiglio di raccogliere tutte le informazioni che ti servono e poi di prenderti del tempo per valutare a mente fredda.

Ti succederà, forse, di non capire come, a cosiddetta “parità di servizi”, corrispondano delle quotazioni molto diverse tra loro. Non posso dare un'indicazione universalmente valida di cosa intendere per prezzi bassi o prezzi alti, ognuno valuta in base al proprio sentire e in base alle proprie abitudini di acquisto.

Però conosco il lavoro di wedding palnner e credo di sapere come deve essere fatto per poter essere definito un lavoro svolto in modo professionale

Quindi, come si valuta il preventivo di un wedding planner?

La prima cosa da fare è un piccolo switch mentale e passare dal valutare i prezzi al valutare il valore di cosa ti viene offerto.

Prezzo e valore sono due concetti simili ad un primo sguardo ma molto diversi nella sostanza.

La valutazione del prezzo di un prodotto/servizio si concentra su quante risorse è necessario impiegare per ottenerlo (quanto costa?).

La valutazione del valore si concentra, in estrema sintesi, sui benefici derivanti da quel prodotto o servizio (quanto vale? Quanto è importante per me?).

Quindi la prima domanda che dovresti porti è il valore che dai al prodotto/servizio che intendi acquistare, per valutare quanto sei disposta a pagare per ottenerlo.

Le variabili che devi considerare sono, secondo me, la qualità del servizio/prodotto; il tempo dedicato a realizzarlo, l'esclusività più o meno elevata.

prezzo wedding planner

Tutto questo è valido in generale e quindi anche per i servizi di wedding planning. Se vuoi possiamo approfondire andando ad indagare tutte le voci che vanno a comporre il prezzo di un wedding planner.

Tipo di servizio – Ci sono vari tipi di servizi che un wedding planner può offrire, dal mio amato full service a servizi parziali come il solo design, la sola ricerca location oppure il solo coordinamento della giornata. E' ovvio che diversi tipi di servizio richiedano un diverso livello di attenzione e di monte ore dedicato, quindi i prezzi saranno adeguati a queste due variabili. In quanto al valore, è chiaro che nessun servizio parziale potrà garantire il risultato offerto da un servizio completo. Pensando a questo post, mi sto riferendo soprattutto al servizio full, quindi l'organizzazioen completa del matrimonio.

Logistica – Quando un wedding planner deve preparare un preventivo per una nuova coppia, deve valutare le proprie possibili spese per sostenere l'organizzazione dell'evento. Se il matrimonio sarà organizzato in un'area facilmente raggiungibile per il wedding planner, non sarà necessario quotare rimborsi spese oppure pernottamenti.

Rimborsi spese e pernottamenti, pur non rappresentando un guadagno per il professionista, sono costi che dovranno essere coperti dai clienti e per questo motivo inseriti in preventivo.

Numero di ospiti – Gestire un matrimonio con 50 invitati è molto diverso dal gestirne uno con 200 persone. Se il matrimonio per cui stai chiedendo una quotazione prevede tanti invitati, questo è un dato che il wedding planner deve conoscere perché è in una fase in cui deve fare una prima valutazione del numero di fornitori che dovrà andare a gestire. Con tanti ospiti aumentano le possibilità di necessitare di più trasporti collettivi, di stanze di hotel e di almeno un assistente aggiuntivo, che ovviamente dovrà essere pagato. Il voler aggiungere un ulteriore event manager è, nella maggior parte dei casi, una necessità non negoziabile, perché permette di poter gestire tempi ed eventuali problematiche con più tranquillità e sicurezza.

Budget a disposizione – Può capitare che, prima di preparare un preventivo, il wedding planner chieda un'indicazione in merito al budget a disposizione. Questa informazione serve a valutare due cose:

1 - se il matrimonio che avrete descritto sia davvero realizzabile

2 – il numero di fornitori da gestire.

Ti faccio un esempio: se ho due matrimoni con 100 invitati ma per uno ho un budget di 20.000 euro e per l'altro un budget di 60.000, è probabile che il mio preventivo per il matrimonio con 60.000 euro sia più elevato. Il motivo è che tra I due matrimoni ci sarà una sostanziale differenza del numero di fornitori che dovrò gestire.

Con il primo matrimonio avrò esaurito il budget con circa 14 fornitori, con un budget maggior, invece, io so che il mio cliente vorrà più cose perché ha risorse per poterle ottenere, quindi io come wedding planner dovrò lavorare con più fornitori e il mio monte ore aumenterà in modo considerevole.

Questo è il motivo per cui alcune colleghe quotano un prezzo base e poi aggiungono una percentuale del budget del cliente.

Portfolio – Un portfolio più o meno ricco, più o meno vario, gioca un ruolo importante anche nella definizione del prezzo di un wedding planner.

Un portfolio è sicuramente un'indicatore della creatività del wedding planner, mostra almeno in parte il livello di complessità degli eventi che il professionsita ha saputo gestire fino a quel momento.

Un portfolio può mostrare eventi molto diversi tra loro (e quindi denotare una creatività vivace e orientata alle esigenze dei clienti) oppure un preciso tipo di cifra stilistica (che può dare sicurezza sul tipo di risultato che si andrà ad ottenere).

La creatività è un fattore di grande valore, all'interno del mix che compone il prezzo di un wedding planner. E' la creatività che permette di ideare allestimenti e sorprese, così come è la creatività che permette di risolvere problemi, far quadrare budget, è la creatività che riesce a trasformare il gusto in qualcosa di palpabile. Un portfolio ricco denota anche un'altra cosa molto importante di cui ti parlo nel prossimo punto.

il valore di un wedding planner

Anni di esperienza – Tra tutti, credo che questo sia il punto più importante.

Gli anni di esperienza aumentano il valore della consulenza che riceverai da un wedding planner. Un wedding planner con una carriera dimostrabile alle spalle potrà garantirti un risultato sicuro e di alto livello.

Un wedding planner esperto significa avere qualcuno che si è già messo alla prova con un variegato numero di situazioni, che ha un ampio bacino di fornitori e contatti, che si sta formando da lungo tempo, che ha un grande resistenza allo stress. Tutte queste cose si traducono in un grande beneficio per i clienti del wedding planner, che potranno contare su una selezione di proposte ricca, di valore, collaudate, fidate.

Tipo di compenso – Questo fattore lo devi valutare quando ti trovi di fornte ad una disparità di richieste molto elevata. Non ti devi allarmare di fronte ai prezzi più elevati, bensì di fronte ai prezzi troppo bassi.

Ti faccio un esempio: come wedding planner non mi preoccupa un catering che chiede 120 euro a persona oppure uno che ne chiede 180. Mi preoccupa invece un catering che dice di offrirmi buffet di benvenuto, pranzo di tre portate, buffet di dolci, wedding cake, selezione di vini pregiati e centro tavola inclusi a soli 80 euro a persona!

Tecnicamente i tre catering offrono la stessa cosa (la famosa parità di servizi), la lista è più o meno uguale, ma per me è lampante che la qualità offerta e garantita siano su tre pianeti diversi.

Ci sono buone possibilità che il catering che chiede 80 euro a persona mi offra un servizio scadente, con uno staff insufficiente, materie prime di bassa qualità, un livello di cucina per nulla adatto ad un evento come quello che desiderano i miei sposi. Oppure che sia appena nato e stia cercando di farsi strada con quetso tipo di posizionamento.

Tutto questo vale anche per i wedding planner, con l'aggiunta di una questione che ti invito ad indagare nei tuoi prossimi colloqui.

Da cosa è composto il compenso del wedding planner? Dalla somma che gli bonifichi tu? In teoria sì, quella tolte le tasse. Ma può essere che qualche wedding planner scelga di uscire con dei prezzi al pubblico molto bassi, per poi integrare in altro modo (te ne avevo già parlato qui).

Può essere che un wedding planner riesca ad avere degli accordi con i vari fornitori che propone ai propri clienti, accordi che permettono al wedding planner di ricevere delle percentuali dai fornitori assunti.

In questo trovo non ci sia nulla di male se queste transazioni avvengono alla luce del sole. Ma penso anche che sia dovere di un wedding planner informare i propri clienti ed essere trasparente nei loro confronti e che quindi questa modalità di guadagno debbe essere indicata nel preventivo.

Se queste commissioni vanno a gonfiare il preventivo del fornitore significa che le commissioni sono pagate di fatto dagli sposi, senza esserne informati.

Questo può significare che il wedding planner con preventivo ritenuto basso in realtà costi di più di un wedding planner che sceglie di non trattenere nessuna commisisone dai fornitori.

Facciamo un esempio:

prezzo e costo wedding planner

Ho indicato delle cifre casuali, ma è uno spaccato abbastanza realistico di come il wedding planner A abbia un prezzo più alto ma, di fatto, costi meno del wedding planner B.

Da sempre ho scelto di avere una gestione trasparente dei fornitori, per questo i miei clienti hanno sempre ricevuto i preventivi originali ed hanno sempre beneficiato di una scontistica speciale, ottenuta grazie ai rapporti di stima e collaborazione che ho costruito in questi anni.

Sono fermamente convinta che il legame tra wedding planner e sposi sia qualcosa di speciale e per nulla paragonabile a quello che si sviluppa con gli altri fornitori coinvolti.

Per questo con i miei sposi ho sempre costruito dei rapporti basati sulla fiducia più assoluta che, credo, abbia contribuito a far loro vivere non solo il giorno del matrimonio, ma anche i preparativi, come un momento bello e sereno della loro vita.

Spero che tu voglia considerare anche questo aspetto, la prossima volta che ti troverai di fronte dei preventivi da valutare. Qui, se vuoi, puoi leggere cosa dicono i miei sposi della loro esperienza con me.

Lo vuoi un regalo? Iscriviti alla mia newsletter e riceverai subito “Mi sposo! E adesso?”, il mini-corso defintivo deidcato al planning del tuo matrimonio. Non pertertelo!

trasparenza verso i clienti

Non perderti gli aggiornamenti!

Iscriviti subito alla newsletter!

Hai trovato interessante questo articolo? Lasciami un commento!

Images Credits: Unsplash

Sono Valeria Ferrari, wedding planner, e sono qui per organizzare il vostro grande giorno. Leggi di più...

I MIEI POST PIÙ LETTI
Vai alla raccolta

IN REGALO PER VOI
Il mio eBook gratuito
Mi sposo, e adesso?
IL MIO CORSO IN AULA
Wedpreneur Weekend

per i professionisti
del mondo wedding

BRIDAL STARTER KIT
TROVA NEL BLOG