Tre cose che non ho mai detto

Martedì 21 maggio 2019

segreti di una wedding planner

Ci sono cose che succedono prima, durante e dopo un evento che rimangono segrete, le sappiamo solo io e alcuni membri dello staff. Cose belle, brutte, divertenti o preoccupanti, problemi che vengono risolti senza clamore, discussioni che prendono vita lontano da occhi indiscreti.

Nessuno a parte il mio team sa di queste cose perché...non serve! Siamo lì per far scorrere tutto nel modo migliore, per non far preoccupare gli sposi e far vivere una giornata serena a tutti quanti. Quindi io mi prendo sulle spalle tutte le responsabilità e mi occupo di aggiustare il tiro se qualcosa non va, perché l'obiettivo è raggiungere un risultato che sia sempre di alto livello.

Tra ospiti molesti e proprietari di location che vogliono interdire i tacchi alle spose per preservare il prato, ce ne sarebbero di cose da dire! Te ne racconto tre, per portarti un po' di più in quel backstage in cui ogni giorno vivo.

cosa fa un wedding planner

1 – Allestimento sbagliato.

Non dirò mai di chi si tratta e a quale matrimonio sia successo, sia chiaro. Ma un giorno, mentre facevo la spola da un lato all'altro di una location, vedo chi si doveva occupare dell'allestimento floreale che inizia a preparare. Vado a salutare e noto subito dei vasi di cui non avevamo mai parlato. Lascio che scarichi tutte le sue cose, vado ad accogliere altri fornitori e poi torno nella zona che dobbiamo allestire per la cena. La fase decor era entrata nel vivo e a quel punto mi accorgo che non era per niente quello che avevo chiesto. Incredula, faccio un respiro di quelli profondi e con voce calma (ma chi era con me mi assicura che non era per niente la mia solita voce) dico che no, non era così che doveva essere. La squadra del fiorista si blocca, tutti si girano e mi fissano. Spiego che il progetto era tutto diverso, che bisognava intervenire perché non era pensabile far trovare quel tipo di allestimento alla sposa. Mostro di nuovo le immagini, il fiorista capisce l'errore e mi dice “Rifaccio tutto” (il potere delle immagini! Poi mi chiedono perché ho creato Bridal Starter Kit...). Il fiorista smonta tutto, manda un suo collaboratore a svuotare di corsa tutte le celle del suo negozio e ricomincia da capo. Il risultato è stato non solo come lo avevo immaginato, ma ancora più bello! Gli sposi non sanno cos'è successo, non lo sapranno mai. Hanno visto la loro cena in uno scenario da fiaba e tanto basta. Di certo, se non avessi coltivato un rapporto di fiducia e stima con il mio fornitore, non si sarebbe reso disponibile a rifare una cosa già iniziata. E se i miei sposi non avessero avuto un wedding planner pronto a difendere i loro interessi si sarebbero ritrovati di fronte agli occhi una cosa molto molto diversa da quella che desideravano. Non dev'essere poi così male avere un wedding planner, no?

wedding planner risolve problemi

2 – Le fedi dimenticate.

Prima della cerimonia sono molto indaffarata, così tanto che non voglio avere la responsabilità di portare le fedi in chiesa perché non posso essere sicura di averle sempre sotto controllo. Quindi con gli sposi decidiamo chi sarà l'addetto alle fedi, dal quale farmele consegnare nel momento in cui i testimoni saranno già seduti vicino all'altare. In uno degli ultimi matrimoni, l'addetto alle fedi era uno dei testimoni. Il figlio le avrebbe dovute portare all'altare al momento dello scambio quindi lui le avrebbe dovute conservare fino a quel momento. Le fedi erano state ovviamente legate all'interno di un porta fedi a tema e dettagliatamente fotografate nella stanza in cui la sposa si era preparata. Tutto scorre, la cerimonia inizia. Ad un certo punto non so perché inizio a guardarmi attorno, sai quando hai la sensazione che ci sia qualcosa che non va? Incrocio lo sguardo del testimone e con il labbiale gli chiedo “Hai tu le fedi vero?”. Lui immediatamente capisce di averle dimenticate e allarmato alza le mani e mi dice “No io no!”. La cerimonia si teneva in location e la stanza della sposa era vicina...per lo meno, c'era solo un parco da attraversare... non ci ho messo più di una frazione di secondo a scattare, ho corso fin che ho potuto, con le scarpe scomode e il terrore che le fedi, lasciate incustodite, non ci fossero più. E invece eccola là, in bella mostra sul tavolo! Con il fiatone del secolo ho preso la scatola fiorita e sono tornata alla cerimonia. Bella accaldata e rossa in volto. Gli sposi l'hanno saputo dopo e hanno riso, non so come avrebbero reagito se al momento delle promesse non ci fosse stato nessun anello da scambiare!

cosa succede nel giorno del matrimonio

3 – Il pagamento fantasma.

In un caldo giorno d'estate, mentre ero a casa della sposa a consegnarle il bouquet e a gestire la partenza dei familiari, ricevo la telefonata della responsabile della location in cui si sarebbe svolto il rito civile. Si trattava di un castello di proprietà del comune, quindi la burocrazia era da rispettare alla lettera. Mi informa che non le risultava avvenuto il pagamento per l'utilizzo del castello. Ero sicura che fosse tutto a posto, controllo i pagamenti cento volte prima di un evento! Le dico che è impossibile, di aspettarmi prima di prendere qualsiasi decisione e che nella peggiore delle ipotesi le avrei pagato io la somma. Ma le anticipo anche che avevo le mail di conferma della sua collega e quindi non c'era motivo di interdire l'accesso al castello. Salgo in macchina, corro in location, prendo dalla mia cartella la copia delle mail di conferma e la stampa dei bonifici. C'era stato un errore di comunicazione tra due uffici, ma da parte nostra tutto era stato rispettato e così tutto si è svolto serenamente. Questa è un'altra cosa che i miei sposi non sanno. Che motivo c'era di farli agitare per un'ora dicendo che qualche burocrate voleva bloccare la cerimonia? Tu come avresti reagito se a due ore dal tuo matrimonio avessi ricevuto una telefonata del genere?

Quando si deve interagire con tanti esseri umani può succedere che ci siano incomprensioni e cose da sistemare. La cosa importante è che nel momento in cui si presenta una criticità, il primo pensiero sia rivolto a risolverla e non a cercare colpe da assegnare a qualcuno. Se c'è un problema non mi interessa chi l'ha creato, mi interessa eliminarlo, risolverlo, portare tutto sul livello in cui voglio che tutto si svolga.

Ci vuole esperienza e lucidità mentale per affrontare i mesi dei preparativi e il concitato giorno dell'evento, due doti che mamme, zie, amiche del cuore e spose, per forza di cose, non possono avere. Un wedding planner è lì per questo, per prevenire i problemi e risolverli, se serve, senza nemmeno che tu lo sappia.

Se vuoi un aiuto per organizzare il tuo matrimonio puoi iscriverti alla mia newsletter e ricevere subito il mio mini-corso gratuito “Mi sposo! E adesso?”. Se invece stai cercando la wedding planner giusta per te, qui puoi scoprire il miei servizi!

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Images Credits: Unsplash

Sono Valeria Ferrari, wedding planner, e sono qui per organizzare il tuo grande giorno. Leggi di più...

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